Anleitung für das Reservierungssystem

Nachdem Sie Ihr Unternehmen angelegt und sich selbst als Benutzer Ihrem Unternehmen zugeordnet haben, können Sie das Reservierungssystem nach Buchungsstart am 3. November 2025 12:00 Uhr zur Reservierung Ihrer SightCity Teilnahme nutzen.

Aussteller, die bereits im Vorjahr angemeldet waren, erhalten in der Zeit vom 8. September 2025 12:00Uhr die Möglichkeit Ihre Stände aus dem Vorjahr erneut zu buchen. Die Stände sind bis zum 30. Oktober 2025 zur Wiederbuchung vorreserviert. Selbstverständlich können die Aussteller ihren Stand auch auf freie Standflächen verlegen.

Alle Standflächen, die bis zum 30. Oktober 2025 nicht durch den Aussteller bestätigt wurden, werden automatisch in den freien Verkauf gegeben und können ab 3. November 2025 von jedem neuen Aussteller verbindlich gebucht werden.

Alle Reservierungen, die ab dem regulären Buchungsstart vorgenommen werden, bestehen für maximal 2 Tage, bevor die Reservierung automatisch aufgehoben wird.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch unsere Teilnahmebedingungen.

Benutzeranmeldung

Um einen Stand in unserem Reservierungssystem buchen zu können, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Benutzerregistrierung

  • Registrieren Sie sich zunächst als Benutzer im System.
  • Nach Abschluss der Registrierung erhalten Sie eine E-Mail mit Ihren Benutzerdaten, einschließlich eines automatisch generierten Passworts.
  • Dieses Passwort können Sie später im System ändern.

2. Unternehmensregistrierung

  • Melden Sie sich mit den in Schritt 1 erhaltenen Benutzerdaten im System an.
  • Legen Sie Ihr Unternehmen im System an. Es reicht, das Unternehmen einmal anzulegen.
  • Die Zuordnung zwischen Ihnen als Benutzer und Ihrem Unternehmen erfolgt entweder automatisch oder wird von uns manuell vorgenommen.

3. Benachrichtigung zur Zuordnung

  • Sobald die Zuordnung abgeschlossen ist, erhalten Sie eine weitere Benachrichtigung per E-Mail.
  • Dies kann je nach Arbeitslage bis zu einem Tag dauern. Wir sind ein kleines Team und bitten um Ihre Geduld, falls es etwas länger dauert.
  • Tipp: Falls Sie den Prozess beschleunigen möchten, können Sie uns gerne direkt unter info@sightcity.net kontaktieren.

4. Standbuchung

  • Nach der erfolgreichen Zuordnung können Sie mit der Buchung eines Standes fortfahren.

Hinweise für bereits registrierte Benutzer und Unternehmen

  • Falls Sie und Ihr Unternehmen bereits im System registriert sind, können Sie sich jederzeit mit Ihren Zugangsdaten anmelden.
  • Über die Benutzeroberfläche können Sie Ihre Unternehmensdaten ändern oder aktualisieren.

Bitte folgen Sie diesen Schritten, um den Buchungsprozess erfolgreich abzuschließen.

Klicken Sie hier, um im Reservierungssystem zu buchen!

Navigationsübersicht nach dem Einloggen im Reservierungssystem

Nachdem Sie sich erfolgreich im Reservierungssystem eingeloggt haben und Ihre Firma zugeordnet wurde, stehen Ihnen folgende Menüpunkte zur Verfügung. Diese ermöglichen Ihnen eine umfassende Verwaltung Ihrer Daten, Buchungen und Messepräsentation.

1. Benutzer- und Firmendaten verwalten

  • Meine Benutzerdaten ändern
    • Aktualisieren Sie Ihre persönlichen Daten (Name, E-Mail, Passwort etc.), die mit Ihrem Benutzerkonto verknüpft sind.
  • Meine Firmendaten bearbeiten
    • Passen Sie alle wichtigen Informationen zu Ihrem Unternehmen an, wie z. B. Name, Adresse, Kontaktdaten oder Beschreibung.
  • Bilder, Dateien und Links für meinen Firmeneintrag bestimmen
    • Ordnen Sie hochgeladene Dateien, Bilder und Links gezielt Ihrem Firmeneintrag zu.
    • Hinweis: In diesem Bereich werden keine Dateien hochgeladen, sondern nur für die Darstellung Ihres Unternehmens auf der Plattform zugeordnet.
  • Dateien in meinen Bereich hochladen
    • Laden Sie alle Dokumente und Bilder hoch, die für Ihren Firmeneintrag, die Produktdarstellung oder Veranstaltungen benötigt werden.
    • Dieser Bereich dient als zentraler Speicherort für Ihre Dateien.
  • Neuen Firmeneintrag anlegen
    • Fügen Sie einen zusätzlichen Firmeneintrag hinzu, falls Sie mehrere Unternehmen oder Marken verwalten möchten.
  • Firmen bearbeiten oder löschen
    • Verwalten Sie bestehende Firmeneinträge. Sie können diese aktualisieren oder entfernen.

2. Standbuchung und Reservierung

  • Stand Reservieren
    • Wählen Sie Ihren Stand aus einer grafischen Imagemap oder einer Liste aus und reservieren Sie diesen verbindlich.
    • Bereits gebuchte Stände können freigegeben und neue hinzugefügt werden.
    • Die Buchung wird erst nach der Bestätigung rechtsverbindlich.
  • Pakete auswählen
    • Wählen Sie eines der Online-Pakete (Basic, Medium oder Deluxe), um Ihren Messeauftritt individuell zu erweitern.
    • Jedes Paket bietet unterschiedliche Leistungen, die Ihre Sichtbarkeit und Präsenz auf der Messeplattform verbessern.
  • Meine Reservierung mit allen Kosten zeigen
    • Sehen Sie Ihre gebuchten Stände und Pakete sowie die damit verbundenen Kosten in einer übersichtlichen Darstellung.
  • Unteraussteller für meinen Stand auswählen
    • Fügen Sie Unteraussteller hinzu, die Ihren Stand mitnutzen. Diese können eigenständig verwaltet werden.

3. Produkte und Zubehör

  • Produkte erfassen
    • Hinterlegen Sie Ihre Produkte, die auf der Messe präsentiert werden sollen.
    • Geben Sie detaillierte Informationen wie Produktname, Beschreibung und Bilder an.
  • Produkt-Kategorien wählen
    • Ordnen Sie Ihre Produkte den passenden Kategorien zu, damit Besucher diese leichter finden können.
    • Zusätzlich können Sie hier die Art des Katalogeintrages bestimmen, z. B. ob Ihr Produkt in einer Standardliste oder einem erweiterten Eintrag mit zusätzlichen Informationen erscheint.
  • Zubehör bestellen (Tische, Stühle, Flyer, Internet)
    • Bestellen Sie zusätzliches Messematerial und Ausstattung, wie z. B. Tische, Stühle, Flyer oder Internetanschlüsse.

4. Veranstaltungen und Messepräsentation

  • Veranstaltungen erfassen
    • Planen Sie Online-Vorträge, Workshops oder andere Events, die während der Messe online stattfinden sollen.
    • Geben Sie Details wie Titel, Kurzbeschreibung, Referenten, Datum und Uhrzeit an.
  • Daten aller Aussteller zeigen
    • Erhalten Sie eine Übersicht aller Ausstellerdaten, die für den Messekompass verwendet werden.
    • Diese Daten sind ausschließlich für interne Zwecke und nicht öffentlich einsehbar.

5. Übersicht und Kontrolle

Erhalten Sie eine vollständige Übersicht über alle hinterlegten Daten, wie Firmendetails, Produkte, Veranstaltungen und Buchungen.

  • Meine kompletten Daten ansehen
    • Erhalten Sie eine vollständige Übersicht über alle hinterlegten Daten, wie Firmendetails, Produkte, Veranstaltungen und Buchungen.

Standbuchung: Detaillierte Anleitung für alle Ebenen

Die Standbuchung ist klar strukturiert und erlaubt Ihnen, gezielt Stände auf der gewünschten Ebene zu reservieren. Bitte beachten Sie die Einschränkungen und die Schritte, um Ihre Reservierung erfolgreich abzuschließen.

1. Übersicht der Ebenen und Einschränkungen

  • Ebene 1:
    • Stände sind ausschließlich für Vereine, NGOs, gemeinnützige Organisationen und Bildungsträger reserviert.
  • Ebene 3:
    • Stände sind ausschließlich für Unternehmen mit dem Thema “Mobilität” reserviert.
  • Ebene 2 & Ebene 4:
    • Frei buchbar für alle Aussteller ohne Einschränkungen.

2. Imagemaps für die Standbuchung

  • Jede Ebene verfügt über eine eigene Imagemap-Grafik, die den Standplan visuell darstellt.
  • Farbcodierung der Stände:
    • Grün: Freie Stände, die reserviert werden können.
    • Gelb: Bereits reservierte Stände, die noch nicht bestätigt sind.
    • Rot: Gebuchte und bestätigte Stände.
    • Blau: Freie Stände, die aufgrund von Einschränkungen (z. B. Ebene 1 oder 3) nicht buchbar sind.

3. Reservierung eines Standes

  • Wählen Sie die gewünschte Ebene und klicken Sie auf einen grünen Stand in der Imagemap.
  • Der ausgewählte Stand wird automatisch im Bereich “Ihre Reservierung” angezeigt.
  • Hinweis:
    • Stände, die nicht den Einschränkungen Ihrer Firma entsprechen (z. B. Ebene 1 für NGOs), können nicht gebucht werden.

4. Unteraussteller hinzufügen

  • Im Bereich “Ihre Reservierung” können Sie einen Unteraussteller auswählen und hinzufügen.
  • Wichtig:
    • Der Unteraussteller muss bereits als Firma im System angelegt sein.
    • Unteraussteller können sich nicht selbst zu einem Stand hinzubuchen. Dies kann nur der Hauptaussteller machen.

5. Abschluss der Reservierung

  • Sobald Sie alle gewünschten Stände ausgewählt haben, gehen Sie zum Bereich “Ihre Reservierung” und schließen die Buchung ab:
    • Setzen Sie den Haken zur Bestätigung der Teilnahmebedingungen.
    • Klicken Sie auf den Button “Jetzt kostenpflichtig buchen”, um die Reservierung verbindlich abzuschließen.
  • Wichtig:
    • Vor der kostenpflichtigen Buchung ist der Stand nur vorreserviert.
    • Diese Vorreservierung verfällt automatisch nach 48 Stunden, falls der Aussteller den Stand nicht verbindlich bucht.

6. Pakete und Katalogeinträge

  • Standardmäßig beinhaltet jede Buchung:
    • Das Basic Onlinepaket.
    • Einen einfachen Katalogeintrag.
  • Änderungen:
    • Beide Optionen können an anderer Stelle im Hauptmenü angepasst werden:
    • “Pakete auswählen”: Hier können Sie ein erweitertes Onlinepaket buchen.
    • “Produktkategorien wählen”: Hier können Sie die Kategorien für Ihren Katalogeintrag festlegen.

Zusammenfassung der Schritte

  1. Ebene auswählen und Imagemap nutzen, um einen freien grünen Stand zu reservieren.
  2. Optional: Unteraussteller hinzufügen (sofern die Firma bereits im System angelegt ist).
  3. Teilnahmebedingungen akzeptieren und auf “Jetzt kostenpflichtig buchen” klicken.
  4. Optional: Änderungen an Onlinepaketen oder Katalogeinträgen über das Hauptmenü vornehmen.

Bitte folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Standbuchung erfolgreich abzuschließen. Falls Sie Unterstützung benötigen, steht unser Support-Team jederzeit zur Verfügung.

Nach Ihrer Buchung

Nach Abschluss Ihrer Buchung erhalten Sie eine automatische E-Mail, die alle Buchungsdetails übersichtlich auflistet. Diese E-Mail dient als Bestätigung und ermöglicht Ihnen, die getätigte Reservierung nochmals zu überprüfen.

Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung erfolgt in der Regel in zwei Teilen:

  1. Teil 1: 50% des Gesamtbetrags werden im Januar bzw. vor April in Rechnung gestellt.
  2. Teil 2: Die restlichen 50% plus 100% der bis dahin gebuchten Zusatzleistungen werden Anfang April in Rechnung gestellt.

Neue Aussteller erhalten eine individuell angepasste Rechnung, die auf ihre spezifischen Buchungen abgestimmt ist.

Pflege Ihrer Daten

Um eine optimale Darstellung Ihrer Ausstellerseite auf der Website der SightCity zu gewährleisten, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Firmendaten, Produktdaten und Produktkategorien vollständig und korrekt eingepflegt sind.

  • Firmendaten und Produktdaten können jederzeit während des gesamten Jahres geändert werden. Änderungen werden automatisch innerhalb von 24 Stunden auf der Website aktualisiert.
  • Produktkategorien müssen nach der Buchung bestätigt werden, damit Ihre Produkte korrekt zugeordnet und präsentiert werden.

Die regelmäßige Aktualisierung Ihrer Daten stellt sicher, dass Ihr Unternehmen und Ihre Produkte ansprechend und korrekt auf der Website dargestellt werden.

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